Was versteht man unter Praxisorganisation?
Praxisorganisation beschreibt die Art und Weise, wie einzelne Arbeitsplätze und Abläufe einer Praxis strukturiert und geplant werden.
Wie wichtig ist das Praxismanagement für die Arztpraxis?
Eine gut durchdachtes, effizientes und modernes Praxismanagement kann für den Erfolg der Praxis entscheidend sein.
Zur Praxisorganisation Arztpraxis gehören:
Was sind die Vorteile einer strukturierten Praxisorganisation?
Ist die Praxisorganisation gut durchdacht und wird im Praxisalltag umgesetzt, wird effizientes Arbeiten möglich. Sie sparen Zeit ein, haben geringere Kosten und das Arbeiten wird entspannter.
Eine moderne Organisation bringt aber noch andere Vorteile mit sich. Sie wirkt sich positiv auf das Teambuilding aus, stärkt Praxismitarbeiter:innen und fördert Engagement und Motivation.
Das bedeutet auch, dass die Attraktivität als Arbeitgeber steigt und die Arztpraxis zum Magneten für ärztliche Kolleg:innen und Medizinische Fachkräfte wird.
Praxisorganisation und Verwaltung: 7 Tipps und Impulse für die moderne Arztpraxis
1. Empfang und telefonische Erreichbarkeit
Kaum etwas nervt und ärgert Patienten mehr, als lange in der Warteschlange zu hängen und die Praxis telefonisch nicht zu erreichen. Die Gründe dafür sind Personalmangel und hohes Patientenaufkommen.
Tipp:
Automatisieren Sie Ihre Anrufe, indem Sie sie an einen Telefonassistenten übergeben. Das bringt mehr Zufriedenheit bei Ihren Patienten und entlastet Ihr Praxispersonal, gerade auch in Stoßzeiten. Der KI-basierte Telefonassistent Aaron beispielsweise nimmt alle eingehenden Anrufe an und erfragt alle notwendigen Daten und Informationen. Ihre Mitarbeitenden können alle eingegangenen Nachrichten dann abarbeiten, wenn es zeitlich passt.
2. Terminplanung und Sprechstundenorganisation
Eine systematische Wartezeitenerhebung gibt Ihnen Aufschluss über die Wartezeiten Ihrer Patienten und letztlich, ob Ihre Terminplanung funktioniert.
Die Zeiten, in denen Ihre Patienten, trotz geplantem Termin warten, kann durchaus als mangelnde Aufmerksamkeit und Wertschätzung verstanden werden.
Tipp:
Bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit Termine online buchen zu können. Online-Buchungsanbieter, wie beispielsweise Doctolib, Dr. Flex oder Doctena bringen für Patienten Flexibilität und entlasten gleichzeitig das Praxispersonal am Empfang.
3. Kommunikation
Ihr Beruf als Ärztin und Arzt lebt von guter Kommunikation. Sie ist wichtig für die Patienten-Compliance sowie für die reibungslose und gute Zusammenarbeit mit dem Praxispersonal. Die Kunst in den Arzt-Patienten-Kontakten ist es, dem Patienten, auch bei voller Sprechstunde, aktiv zuzuhören und sich voll und ganz auf ihn zu konzentrieren. Wissenschaftliche Studien zeigen, dass jede Art von Störung Konzentration raubt und Stress auslöst. Hier sind Stressbewältigung am Arbeitsplatz und Zeitmanagement gefragt.
Tipp:
Tipp: Vermeiden Sie unnötige Störungen und Unterbrechungen und halten Sie Ihre Mitarbeiter:nnen an, Prioritäten richtig zu setzen.
Nutzen Sie regelmäßige Teambesprechungen, um sich im Praxisteam regelmäßig auszutauschen, Konflikte zu lösen und Infos systematisch weiterzugeben.
4. Organisation: Abläufe in der Arztpraxis
Unnötige Wege auf den Praxisfluren, überflüssige Arbeitsschritte bei den Abläufen und unklare Zuständigkeiten kosten Zeit und erzeugen Stress.
Tipp:
Stellen Sie Ihre Praxisabläufe, gemeinsam mit Ihrem Team, regelmäßig auf den Prüfstand. Und vor allem: Machen Sie sich die Mühe und erstellen Sie schriftliche Standards für verschiedene Praxisorganisationsaufgaben. Damit schaffen Sie die Grundlage für ein (wo sinnvoll) standardisiertes Durchführen der Arbeitsabläufe und erleichtern neuen Mitarbeitenden die Einarbeitungszeit. Schauen Sie hierzu nach Möglichkeiten, diese weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Gehen Sie dabei nach dem KISS-Prinzip: Keep it small and simple.
5. Aufgabendelegation
„Delegieren – statt strapazieren“ lautet das Motto. Wenn Sie es schaffen, Aufgaben und, falls möglich auch Verantwortung, abzugeben, haben Sie selbst weniger Stress und mehr Zeit für andere Dinge. Außerdem fördern Sie dadurch die Entwicklung anderer und zeigen, dass Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden haben. Das Übernehmen von wichtigen Aufgaben macht stolz und motiviert. Delegiert man also richtig und genügend, ist das ein Win-Win.
Tipp:
Legen Sie Aufgaben- und Verantwortungsbereiche fest und geben Sie Aufgaben konsequent und systematisch an das Praxispersonal weiter. Die ABC-Methode hilft dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen. Dabei wird zwischen A-, B- und C-Methoden unterschieden.
A-Aufgaben sind dringend und wichtig.
Das sind die Aufgaben mit der höchsten Priorität. Sie können nur von Ihnen selbst erledigt und nicht abgegeben werden. Beispiele: Patientenaufklärungen, Patientenuntersuchungen und Anlegen von Infusionen.
B-Aufgaben sind wichtig und nicht (sehr) dringend.
Das sind alle Aufgaben, bei denen Sie sich die Frage stellen sollten, wann und von wem diese am besten erledigt werden. B-Aufgaben sollten nicht direkt unmittelbar ausgeführt, sondern geplant werden. Bei B-Aufgaben lohnt sich die Überlegung, ob diese tatsächlich selbst ausgeführt werden müssen oder vielleicht doch an qualifiziertes Personal abgegeben werden können. Beispiele: Bearbeiten von E-Mails, Erfassen von Medizinischen Daten und Abrechnungsaufgaben.
C-Aufgaben sind dringend, aber nicht (sehr) wichtig.
Auch diese Aufgaben fallen jeden Tag in einer Arztpraxis an. C-Aufgaben werden grundsätzlich delegiert und vom Praxispersonal übernommen. Beispiele: Anreichen von Verbandsmaterial während der Behandlung, Vorbereiten – und Nachbereiten von Untersuchungsräumen und Aktualisieren des Anrufbeantworters.
Last but not least gibt es noch D-Aufgaben:
Diese sind weder dringend, noch wichtig.
D-Aufgaben werden gar nicht erledigt. Sie landen im Papierkorb unter dem Schreibtisch oder digitalen auf Ihrem PC.
6. Mitarbeiterführung und -entwicklung
Seine Mitarbeiter richtig zu führen und deren Entwicklung zu fördern spielen für den Erfolg der Praxisorganisation einer Arztpraxis eine zentrale Rolle. Verschiedene Studien belegen, dass die emotionale Bindung von Mitarbeitenden eng mit deren Führung von den Vorgesetzten zusammenhängt. Jahr für Jahr ermittelt das Gallup Institut den sogenannten „Engagement-Index“ und zeigt damit auf, dass insbesondere durch schlechte Führung in Unternehmen viel Potenzial verloren geht und hohe finanzielle Schäden verursacht werden.
Tipp:
Beschäftigen Sie sich mit modernen Führungsstilen und bilden Sie sich im Bereich der Mitarbeiterführung fort. Leben Sie vor, was Sie sich selbst von Ihrem Praxispersonal wünschen und bauen Sie in Ihrer Praxis eine Kultur des Lernens und des kooperativen, wertschätzenden Miteinanders auf. Erarbeiten Sie für Ihre Praxis ein eigenes Fortbildungskonzept und fördern Sie einzelne Mitarbeitende möglichst nach deren Interessen und Stärken. Auch interne Fortbildungen, die Sie selbst durchführen können, und Inhouse-Schulungen von externen Trainerinnen und Trainern oder Coaches tragen zur Entwicklung Ihres Teams und somit auch der Praxis bei.
7. Qualitätsmanagement
Die Einführung und das Weiterentwickeln eines internen QM-Systems ist schon seit dem Jahr 2004 für alle Arzt- und Zahnarztpraxen Pflicht. Passt das eingeführte QM-System zur Praxis, also zu ihrer Struktur und Ausrichtung, ist es ein nützliches Instrument, um Ihre Arztpraxis als Unternehmen zu entwickeln und nach vorne zu bringen
Tipp:
Beziehen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeitenden in das Qualitätsmanagement der Praxis mit ein und verteilen Sie dabei Aufgaben- und Verantwortungsbereiche. Konzepte wie KTQ® und QEP® können Sie dabei unterstützen. Eine bedienerfreundliche QM-Software führt zum besseren Überblick und hilft QM-Aufgaben zu vereinfachen. Nexus, Vismed und Qoom sind untere anderem Anbieter, die sich auf das Gesundheitswesen spezialisiert haben.
Für mehr Informationen fragen Sie bitte zum Seminar „Praxisorganisation und Qualitätsmanagement“ an.
Ihre Fragen. Meine Antworten.
Wie lange dauert es in der Regel, bis ich Verbesserungen in meiner Praxisorganisation sehe?
Die Dauer bis zur sichtbaren Verbesserung hängt von der aktuellen Situation, den vorgeschlagenen Änderungen und der Umsetzungsbereitschaft des Praxisteams ab. Viele Praxen berichten jedoch bereits nach einigen Wochen oder Monaten von spürbaren Verbesserungen in Effizienz und Patientenzufriedenheit.
Was genau versteht man unter Praxisorganisation und warum ist sie so wichtig?
Wie kann ein Praxiscoach dabei helfen, die Abläufe in meiner Praxis zu verbessern?
So kann die Praxisberatung ablaufen
In der Praxis
Pro Beratung 2-4 h
6-8 Beratungen im Abstand von 2 Wochen
Am Anfang unserer Zusammenarbeit stehen ein ausführliches Gespräch und eine Praxisvisitation. Dafür begleite ich Sie und Ihr Team in der Praxis, achte auf die Kommunikation und schaue mir relevante Praxisabläufe an. Im Anschluss daran erhalten Sie ein ausführliches Feedback. Abhängig von Ihren Wünschen und Zielen, kann unsere Zusammenarbeit in Einzelgesprächen oder mit dem gesamten Team erfolgen. Die Beratung endet dann, wenn das Coaching- bzw. Beratungsziel (z. B. Patientenkommunikation am Empfang und Telefon verbessern oder Konflikte im Team lösen) erreicht ist. Viele meiner Kundinnen und Kunden wünschen sich auch im Anschluss noch weitere Begleitung ihrer Praxis- und Teamentwicklung.
Informieren Sie sich auch gerne über die Möglichkeit der individuellen Praxisberatung.
Das sagen Kunden über Praxistrainingplus
Sehr geehrte Frau Fleißner-Mielke,
wir danken Ihnen ganz herzlich für die großartigen Tage. Beide Seminare (erfolgreiches Telefonieren und professionelles Kommunizieren) haben die Erwartungen unserer Mitarbeiter übertroffen. Die Seminare haben uns durch Ihre sehr freundliche und kompetente Art sehr gut gefallen. Die Teilnehmer fanden die Durchführung abwechslungsreich und betriebsnah. Beispiele basierten ausschließlich auf unseren Erfahrungen, was zu realitätsnahen Rollenspielen führte. Diese Vorgehensweise kam wirklich sehr gut an. Besonders hilfreich waren die Formulierungshilfen für schwierige Kunden. Verbesserungsvorschläge bzw. Tipps konnten seitens der Teilnehmer sofort umgesetzt werden. Wir können von unserer Seite dieses Kommunikationstraining auf jeden Fall für andere Kliniken/Praxen weiterempfehlen.
Eva-Maria G., Bereichsleitung Rezeption, Tierklinik Stommeln
Christiane Fleißner-Mielke überzeugte mit ihrer freundlichen, professionellen und zuverlässigen Art. Die Praxisbegehung machte sehr viel Spaß, brachte neue Motivation und unsere Sicherheit zurück! Unsere Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit und sagen: HERZLICHES DANKESCHÖN!!
Praxis Dr. Radon, Allgemeinmedizin, Gräfendorf
Die ReVis Augenklinik mit weiteren Standorten bucht seit vielen Jahren Inhouse-Schulungen bei Frau Fleißner-Mielke. Das letzte Seminar "Optimal kommunizieren, auch in schwierigen Situationen" war - wie bisher alle Schulungen - sehr informativ und praxisnah. Mit ihrer offenen und sympathischen Art konnte Frau Fleißner-Mielke unsere Mitarbeiter begeistern und motivieren. Wir bedanken uns für die bisherige Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere Seminare mit ihr.
ReVis Augenklinik Aschaffenburg mit weiteren Standorten
Wir hatten bei Frau Fleißner-Mielke ein Inhouse-Seminar zum Thema Optimal kommunizieren auch mit schwierigen Patienten. Ihre Tipps und Anregungen für die optimale Kommunikation in einer Arztpraxis waren äußerst praxisorientiert und können von uns im Praxisalltag sehr gut umgesetzt werden. Das Seminar war sehr informativ. Gerne jederzeit wieder.
Praxis für Neurochirurgie Prof. Krone/Dr. Hüttmann/Dr. Herbold, Würzburg
Liebe Christiane,
auf diesem Wege nochmal Danke für dein Coaching! Auch wenn ich zum Ende des Coachings nicht mehr in der Praxis war, habe ich jeden Teil voll und ganz in mich aufgesogen. Das Coaching macht Mut und Vorfreude für eine Selbständigkeit, aber gibt auch steigen Input zu Mitarbeiterführung & Teamzusammenhalt.
Ich habe gelernt, welcher Typ Führungspersönlichkeit ich bin, was mich auszeichnet und wo ich mich weiter entwickeln kann. Christiane hatte immer Zeit für Fragen und wir haben fast immer aktuelle Probleme aus der Praxis besprechen können. Der Inhalt ist super strukturiert aufgebaut, aber es bleibt genug Raum für individuelle Anpassung. Christiane kann so viel aus ihrer Erfahrung aus jahrelanger Arbeit in Praxen berichten, sie weiß genau von was sie spricht.
Das Wertvollste an dem Coaching ist aber in jedem Fall Christiane selbst: kompetent, professionell, wertschätzend, aufbauend, fröhlich, empathisch, motivierend, inspirierend. Danke !! ❤️
Dr. med. Theresa Wilhelm, Fachärztin für Allgemeinmedizin
Christiane ist eine langjährige und mir liebe gewonnene Geschäftspartnerin geworden. Ich würde sagen, sie gehört zu den Menschen, von denen ich guten Gewissens sagen kann, dass sie sehr empathisch ist. Das ist selten! Ich persönlich würde mir jederzeit von ihr Rat einholen. Das habe ich auch schon. Ich kann Christiane definitiv für Ihre Coachings und zu 100% empfehlen! Nehme ihre Coachings in Anspruch. Ihr habt nichts zu verlieren. Nur zu gewinnen!
Mike Peter, Sachverständiger für Datenschutz, yourprivacyfirst
Ich kann die Seminare und Coachings von Frau Fleißner-Mielke uneingeschränkt weiterempfehlen! Meine Erwartungen an das Coaching (Verhaltensprofil, Seminare Online und Präsenz halten) wurden vollständig erfüllt. Schon in der Vergangenheit konnte ich bei einigen Seminaren teilnehmen. Ich kann nur sagen: professionell, fachkompetent, zuverlässig, sympathisch und herzlich! Ich bin sehr dankbar für alles Tipps und Ratschläge. Frau Fleißner-Mielke weiß immer, welche Stellschrauben zu verändern sind! Vielen Dank für das Coaching und die Begleitung!
Angelina Neubauer, Medizinprodukteberaterin bei Ergo Medical
Mit einem professionellen Hygienekonzept und nach monatelanger Vorbereitung sind wir nun sehr glücklich, dass gestern das Seminar zum Thema "Kommunikation" stattfinden konnte. Ein riesiges Dankeschön an Frau Fleißner-Mielke, die uns informativ, professionell und mit viel Raum für Individualität durch den Tag führte. Wir haben viel dazu gelernt und sind als Team nochmal ein Stückchen zusammen gerückt.
Sabrina Seliger, kaufm. Geschäftsführerin VETPraxis für Kleintiere Biebergemünd
Gute und fachkompetente Beratung und Betreuung, weit über das normale Maß hinaus. Frau Fleißner-Mielke kann ich uneingeschränkt weiterempfehlen!
Dr. med. Lutz Funke, Venenzentrum Würzburg
Sehr geehrte Frau Fleißner-Mielke,
nach mehreren gemeinsam geplanten und organisierten Seminaren können wir Ihnen sehr gute Konzeptinhalte bestätigen.
Unsere Erwartungen haben Sie voll erfüllt und umgesetzt. Es ist Ihnen rasch und sicher gelungen, den teilnehmenden Mitarbeitern die unterschiedlichen Seminarinhalte näher zu bringen. Aus den Rückmeldebögen der Teilnehmer geht ebenfalls hervor, dass immer eine gute Mischung aus Theorie und Praxis vorhanden ist und Möglichkeiten für Diskussionen und Erfahrungsaustausch sowie konkrete Tipps für den Berufsalltag Bestandteil Ihrer Seminare sind. Dazu wird Ihre positive Ausstrahlung, freundliche und sympatische Art sehr geschätzt.
Insgesamt ergab die Befragung unserer Mitarbeiter durchweg gute bis sehr gute Bewertungen für Ihre Seminare. Dieser positiven Bewertung schließen wir uns gerne an. Wir freuen uns, Sie auch für weitere Seminare einladen zu können.
(bezugnehmend auf das Führungskräfteseminar "Führen. Fördern Kommunizieren.", das Seminar "Optimal kommunizieren, auch mit schwierigen Patienten" und das Seminar "Optimal kommunizieren mit Kollegen und Vorgesetzten")
Ketteler Krankenhaus, Offenbach
Es gibt Menschen, die uns nach jeder Begegnung bereichern. So ein Mensch ist Frau Fleißner-Mielke. Ihre Beobachtungen, Analysen und Empfehlungen sind immer relevant, realitätsbezogen, praktisch, hilfreich und voller Empathie, Mitgefühl und Respekt für ihr Gegenüber. Ich bin froh darüber, Sie kennen gelernt zu haben und empfinde den Kontakt zu ihr beruflich und menschlich als eine echte Bereicherung.
Elena Tasler-Salloum, Hautärztin Privatpraxis Nürnberg
Warum Praxistrainingplus?
Individuelle Beratung
Vor Beginn der Zusammenarbeit führe ich mit meinen Kundinnen und Kunden ein vertrauliches Erstgespräch. Die Beratung selbst wird individuell auf deren Bedürfnisse und Wünsche abgestimmt. Dabei sind mir eine positive Beziehung und ganzheitliche Betrachtung der Praxis wichtig. Vor der Beratung steht oftmals eine Praxisvisitation mit Feststellen von Stärken und Verbesserungspotenzialen.
Individuelle Beratung
Vor Beginn der Zusammenarbeit führe ich mit meinen Kundinnen und Kunden ein vertrauliches Erstgespräch. Die Beratung selbst wird individuell auf deren Bedürfnisse und Wünsche abgestimmt. Dabei sind mir eine positive Beziehung und ganzheitliche Betrachtung der Praxis wichtig. Vor der Beratung steht oftmals eine Praxisvisitation mit Feststellen von Stärken und Verbesserungspotenzialen.
Fachliche Kompetenz
Als ehemalige Praxismanagerin in Arztpraxen unterschiedlicher Fachrichtungen, Systemischer Business-Coach und QM-Auditorin verfüge ich sowohl über jahrelange Branchenerfahrung im Gesundheitswesen als auch über langjährige Führungserfahrung. Meine Fachkenntnisse in den Bereichen Praxis-, Qualitäts- und Personalmanagement frische ich durch regelmäßige Fort- und Weiterbildungen auf. Das sehe ich als Basis für eine moderne, professionelle Praxisberatung.
Fachliche Kompetenz
Als ehemalige Praxismanagerin in Arztpraxen unterschiedlicher Fachrichtungen, Systemischer Business-Coach und QM-Auditorin verfüge ich sowohl über jahrelange Branchenerfahrung im Gesundheitswesen als auch über langjährige Führungserfahrung. Meine Fachkenntnisse in den Bereichen Praxis-, Qualitäts- und Personalmanagement frische ich durch regelmäßige Fort- und Weiterbildungen auf. Das sehe ich als Basis für eine moderne, professionelle Praxisberatung.
Eigene Konzepte
Sowohl die Trainingskonzepte als auch die Leadership- und Teambuilding Methoden wurden aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Jedes Konzept passe ich, abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation und Zielvorstellung, individuell auf die Bedürfnisse meiner Kundinnen und Kunden an. Für den QM- und Praxismanagementbereich erstelle ich vor dem Kick off einen praxisbezogenen, detaillierten Projektplan.
Eigene Konzepte
Sowohl die Trainingskonzepte als auch die Leadership- und Teambuilding Methoden wurden aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Jedes Konzept passe ich, abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation und Zielvorstellung, individuell auf die Bedürfnisse meiner Kundinnen und Kunden an. Für den QM- und Praxismanagementbereich erstelle ich vor dem Kick off einen praxisbezogenen, detaillierten Projektplan.
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Sie haben eine Frage oder interessieren sich für mein Angebot? Dann schreiben Sie mir gerne und lassen Sie uns schon bald vertraulich miteinander sprechen. Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen!
Christiane Fleißner-Mielke
+49 (9356) 933654
"Menschen und Teams zu fördern und stärken, ist das, was mich antreibt. Ihre Zufriedenheit und ihr Glück, ist das, was mich immer wieder tief berührt."
- Christiane Fleißner-Mielke
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