Feedback-Regeln in der Kommunikation 

Was sind Feedback-Regeln?

Feedback-Regeln sind klare Leitlinien für eine professionelle, wertschätzende und entwicklungsorientierte Rückmeldung im beruflichen Praxisalltag. 

Sie helfen dabei, Verhalten und Leistung konstruktiv zu besprechen – ohne zu bewerten oder persönlich anzugreifen. Ziel ist es, Orientierung zu geben, Erwartungen zu klären und Mitarbeitende in ihrer Entwicklung zu fördern.

Feedback geben bedeutet nicht, jemanden zu kritisieren. Es bedeutet, ehrlich und strukturiert zu spiegeln, was gut läuft du wo es Entwicklungsmöglichkeiten gibt. So entsteht Klarheit, Verantwortung und Entwicklung. 

Für Praxisinhaber:innen, Praxismanager:innen oder Teamleitungen bedeutet das: 

Feedback ist eine wichtige Führungsaufgabe. Es ist nichts zusätzliches, sondern vielmehr Teil guter Führung. 

Regeln für Feedback helfen Ihnen als Praxisinhaber:in oder Führungskraft dabei: 

• Erwartungen klar zu formulieren
• Leistungen offen zu beprechen
• Orientierung, und damit Sicherheit, zu geben
• Motivation gezielt zu stärken
• Verantwortung im Team zu fördern
• Vertrauen und eine positive Teamkultur aufzubauen

Top 5 Feedback-Regeln:

Nicht die Person, sondern das Verhalten bewerten

Das Feedback sollte sich immer auf eine konkrete Situation oder auf beobachtbares Verhalten beziehen und nicht auf die Person selbst.

Nicht: „Sie sind unstrukturiert.“
Sondern: „Die Unterlagen für die Sprechstunde waren heute nicht vollständig vorbereitet.“

2. Ich-Botschaften statt Vorwürfe 

Feedback beschreibt die eigene Wahrnehmung und Wirkung. Das signalisiert Professionalität und reduziert Abwehr.

„Ich habe wahrgenommen…“
„Auf mich wirkte es so, als…“

1. Klarheit und Verbindlichkeit

Führung bedeutet auch, Erwartungen klar zu formulieren. Neben der Rückmeldung sollte immer deutlich werden, welches Verhalten erwartet oder gewünscht wird.

Es geht also um die Frage: Was kann zukünftig besser laufen?

„Ich wünsche mir von Ihnen…“

„Es ist mir wichtig, dass Sie…“

„Ich erwarte von Ihnen…“

• Wertschätzender Ton – auch bei Kritik

Eine respektvolle Haltung gegenüber den Mitarbeitenden ist eine wichtige Basis für gute Mitarbeiterführung. Feedback darf kritisch sein, aber niemals abwertend oder verletzend. 

• Lösungs- und Entwicklungsorientierung

Feedback sollte immer den Blick nach vorne richten: Nicht nur sagen, was nicht gut war – sondern wie es besser gehen kann oder zukünftig laufen soll. 

Als Führungskraft begleiten Sie die Entwicklung aktiv und bieten Unterstützung an. 

Was sind die 5 Schritte des Feedbacks? 

Damit Ihr Feedback professionell ist, richtig ankommt und Wirkung zeigt, braucht es eine passende Struktur:

1. Situation beschreiben
Wann und wo ist etwas passiert?

2. Verhalten konkret benennen
Was genau wurde gesagt oder getan?

3. Wirkung schildern
Wie hat das auf Sie, das Team oder den Patienten gewirkt?

4. Wunsch oder Alternative formulieren
Was wünschen Sie sich stattdessen?

5. Dialog eröffnen
„Wie sehen Sie das?“
„Was war Ihre Perspektive?“

Gerade dieser letzte Schritt wird häufig vergessen – ist aber entscheidend für echte Entwicklung.

Was sind die 4 Cs des Feedbacks?

Wirksames Feedback entsteht nicht zufällig, sondern basiert auf klaren Prinzipien, die in den 4 Cs zusammengefasst sind

Clear – klar und verständlich 

Das Feedback muss verständlich und eindeutig formuliert sein.

Concrete – konkret und beobachtbar

Beim Feedback geben sollten konkrete Beispiele und Situationen beschrieben werden.

Constructive – lösungsorientiert

Das Feedback sollte Perspektiven aufzeigen, z.B. durch nächste Schritte oder Lösungsvorschläge.

Caring – wertschätzend und respektvoll

Eine wertschätzende innere Haltung ist wichtig. Nur wer sich respektiert fühlt, wird ein Feedback annehmen und bereit sein, etwas zu verändern. 

Fehlt eines dieser Elemente, verliert Feedback an Wirkung.

So können Sie Feedback-Regeln in der Praxis anwenden

Eine gute Führungskultur entsteht durch bewusste Gestaltung von Kommunikation. Feedback sollte regelmäßig und geplant stattfinden und nicht nur spontan und dann, wenn etwas Ärgerliches passiert.

Sie können zum Beispiel: 

• Regelmäßige, strukturierte Mitarbeitergespräche führen
• Kurze Feedback-Runden in Teamsitzungen integrieren
• Schwierige Situationen gemeinsam besprechen und Lösungen suchen
• Eine klare Gesprächsstruktur nutzen: Situation – Wahrnehmung – Wirkung – Erwartung – Lösung
• Positives Feedback bewusst einsetzen, um gewünschtes Verhalten zu verstärken
• Auch selbst aktiv Feedback einholen, um Ihre eigene Führungswirkung zu reflektieren

Feedback geben – Beispielsätze aus der Praxis:[CF4] 

„Heute Morgen kam es zu langen Wartezeiten und ich habe beobachtet, dass mehrere Patienten für längere Zeit am Empfang standen.

Mir ist wichtig, dass wir gut organisiert arbeiten und den Datenschutz am Empfang einhalten. Ich möchte, dass Sie die Patienten nach der Aufnahme bitten, im Wartezimmer Platz zu nehmen. Außerdem würde ich gerne mit Ihnen nochmal über die Terminplanung sprechen. Können wir das gleich oder wäre es Ihnen später lieber?“

Fazit

Feedback ist ein wichtiges Führungsinstrument für Sie und Ihr Praxisteam. Es sorgt für Klarheit, stärkt die Verantwortung und unterstützt eine gute Zusammenarbeit im Praxisteam. 

Eine Führungskraft, die regelmäßig, klar und wertschätzend Feedback gibt, schafft Sicherheit und Orientierung – besonders in stressigen Arbeitsbereichen wie einer Arztpraxis oder Klinik. 

Eine gute Feedbackkultur bedeutet: 

• Nicht Vorwürfe machen, sondern Entwicklung fördern. 
• Nicht Unsicherheiten entstehen lassen, sondern Klarheit schaffen.
• Nicht Probleme vermeiden, sondern Verantwortung übernehmen.

Vorteile von Feedback auf einen Blick

Wenn Sie klare, wertschätzende und zielführende Feedbacks in Ihren Praxisalltag integrieren, werden Sie bald schon feststellen, dass sich das deutlich positiv auf die Zusammenarbeit im Team, die Praxisatmosphäre und natürlich auf die Professionalität hat. 

• Motiviertere Mitarbeitende
• Bessere Arbeitsqualität
• Weniger unausgesprochene Konflikte
• Stärkere Bindung der Mitarbeitenden
• Mehr Eigenverantwortung
• Professionelleres Auftreten gegenüber den Patient:innen 

Häufig gestellte Fragen zum Feedback geben

• 1. Soll Feedback sofort gegeben werden?

Feedback sollte möglichst zeitnah gegeben werden. Wenn das Feedback erst spät oder gar nach Wochen erfolgt, verliert es an Wirkung. Aber Vorsicht: Geben Sie Feedback niemals im Ärger oder aus dem Affekt heraus. Als Führungskraft ist es wichtig, sachlich und kontrolliert zu bleiben.

• 2. Wie gehe ich mit Widerstand um?

Bleiben Sie auch hier ruhig. Sprechen Sie über konkrete Beobachtungen. Formulieren Sie klare Erwartungen und vermeiden Sie (ausufernde) Diskussionen. Auch andere Themen sollten hier nicht vermischt werden.

„Lassen Sie uns bitte beim Thema bleiben…“

• 3. Wie viel Feedback ist sinnvoll?
• Eine wichtige Regel zum Feedback geben ist, dass sie möglichst regelmäßig gegeben werden und nicht nur anlassbezogen. Das bedeutet nicht nur dann, wenn Fehler passieren oder es zu ärgerlichen Situationen kommt. 
• 4. Soll ich auch positives Feedback geben?

Unbedingt. Positives Feedback in der Kommunikation zeigt Mitarbeitenden Stärken auf, fördert das Selbstbewusstsein und stärkt Motivation.

5. Ist es sinnvoll, sich als Vorgesetzte:r oder Führungskraft Feedback geben zu lassen? 

Ja, das ist es! Lassen Sie sich auch selbst von Ihren Mitarbeitenden ehrliche Rückmeldung geben und die Zufriedenheit mit der Führung bewerten. Prüfen Sie das Feedback sachlich und nutzen Sie sie zu Ihrer eigenen Entwicklung als Vorgesetzte:r und Führungskraft.